Ada kalanya karyawan tidak bekerja tidak sesuai yang kita harapkan tetapi ada juga yang sebaliknya, karyawan bekerja dengan luar biasa baik. Atasan yang baik adalah atasan yang bisa mengatasi kedua hal tersebut. Salah satu cara mengatasinya adalah dengan melakukan coaching dan counseling. Kita akan membahas secara terpisah mengenai coaching dan counseling.
Coaching pada prinsipnya merupakan proses yang sistematis dengan tujuan untuk merubah perilaku lama (perilaku negative, tidak baik) menjadi perilaku yang lebih baik untuk mencapai sebuah tujuan. Ada 3 komponen dalam melakukan coaching yaitu ada coach (orang yang akan melakukan coaching), coachee (orang yang akan diberikan coaching) dan context (situasi tertentu). Kenapa atasan perlu melakukan coaching? Secara garis besar bisa dibagi menjadi 4 alasan. Pertama, ada perilaku-perilaku lama yang tidak diharapkan muncul dalam diri seseorang. Kedua, perkembangan bisnis yang luar biasa cepat, jadi kalau tidak melakukan coaching kepada anak buah maka perusahaan akan ketinggalan. Ketiga, diperlukan perilaku-perilaku baru untuk menghadapi tantangan masa sekarang. Keempat, perilaku baru tersebut perlu disejajarkan (aligned) untuk mencapai hasil yang diinginkan.
Sekarang ini sangat banyak sekali teori atau pendekatan tentang bagaimana melakukan coaching yang baik. Banyak juga atasan yang mengakui kalau coaching memang penting untuk dilakukan. Kalau begitu kenapa masih belum berhasil dalam melakukan coaching? Kenapa perilaku negative masih terjadi di team kerja? Fakta yang terjadi di lapangan adalah banyak coach yang merasa sudah hebat dan dalam melakukan coaching berada dalam suasana yang mengintimidasi. Atasan juga sangat sering melakukan coaching tidak berdasarkan data, tetapi berdasarkan insting saja. Fakta lain yang tejadi adalah tidak melakukan follow up setelah dilakukan coaching sehingga kesepakatan yang telah dibuat dilupakan begitu saja. Itu adalah beberapa fakta kenapa meskipun sudah dilakukan coaching tetapi belum terjadi perubahan terhadap anak buah.
Perbedaan mendasar antara coaching dengan counseling adalah coaching biasanya membahas masalah yang berkaitan langsung dengan prestasi atau hasil kerja. Sementara counseling biasanya membahas masalah yang berkaitan dengan masalah pribadi, motivasi kerja.
Salah satu metode counseling yang terkenal adalah metode counseling Satir. Satir sendiri sebenarnya adalah nama orang yaitu Virginia Satir. Beliau merupakan family therapist yang salah satu pendekatannya adalah memberdayakan diri sendiri atau orang lain untuk memecahkan masalah mereka sendiri. Keyakinan kesembuhan menurut Satir adalah yang menjadi masalah adalah bukan masalah itu sendiri, yang menjadi masalah adalah cara mengatasi masalah tersebut. Setiap orang memiliki sumber kekuatan dari dalam dirinya sendiri untuk mengatasi masalah jadi focus dari terapi itu adalah orang tersebut.
Coaching pada prinsipnya merupakan proses yang sistematis dengan tujuan untuk merubah perilaku lama (perilaku negative, tidak baik) menjadi perilaku yang lebih baik untuk mencapai sebuah tujuan. Ada 3 komponen dalam melakukan coaching yaitu ada coach (orang yang akan melakukan coaching), coachee (orang yang akan diberikan coaching) dan context (situasi tertentu). Kenapa atasan perlu melakukan coaching? Secara garis besar bisa dibagi menjadi 4 alasan. Pertama, ada perilaku-perilaku lama yang tidak diharapkan muncul dalam diri seseorang. Kedua, perkembangan bisnis yang luar biasa cepat, jadi kalau tidak melakukan coaching kepada anak buah maka perusahaan akan ketinggalan. Ketiga, diperlukan perilaku-perilaku baru untuk menghadapi tantangan masa sekarang. Keempat, perilaku baru tersebut perlu disejajarkan (aligned) untuk mencapai hasil yang diinginkan.
Sekarang ini sangat banyak sekali teori atau pendekatan tentang bagaimana melakukan coaching yang baik. Banyak juga atasan yang mengakui kalau coaching memang penting untuk dilakukan. Kalau begitu kenapa masih belum berhasil dalam melakukan coaching? Kenapa perilaku negative masih terjadi di team kerja? Fakta yang terjadi di lapangan adalah banyak coach yang merasa sudah hebat dan dalam melakukan coaching berada dalam suasana yang mengintimidasi. Atasan juga sangat sering melakukan coaching tidak berdasarkan data, tetapi berdasarkan insting saja. Fakta lain yang tejadi adalah tidak melakukan follow up setelah dilakukan coaching sehingga kesepakatan yang telah dibuat dilupakan begitu saja. Itu adalah beberapa fakta kenapa meskipun sudah dilakukan coaching tetapi belum terjadi perubahan terhadap anak buah.
Perbedaan mendasar antara coaching dengan counseling adalah coaching biasanya membahas masalah yang berkaitan langsung dengan prestasi atau hasil kerja. Sementara counseling biasanya membahas masalah yang berkaitan dengan masalah pribadi, motivasi kerja.
Salah satu metode counseling yang terkenal adalah metode counseling Satir. Satir sendiri sebenarnya adalah nama orang yaitu Virginia Satir. Beliau merupakan family therapist yang salah satu pendekatannya adalah memberdayakan diri sendiri atau orang lain untuk memecahkan masalah mereka sendiri. Keyakinan kesembuhan menurut Satir adalah yang menjadi masalah adalah bukan masalah itu sendiri, yang menjadi masalah adalah cara mengatasi masalah tersebut. Setiap orang memiliki sumber kekuatan dari dalam dirinya sendiri untuk mengatasi masalah jadi focus dari terapi itu adalah orang tersebut.
Tujuan dari counseling Satir adalah membantu seseorang lebih bertanggung jawab dalam mengambil pilihan-pilihan. Ada 12 prinsip dasar dalam melakukan counseling Satir, yaitu (John Banmen, 1999):
1. Perubahan adalah hal yang mungkin.
2. Kita semua memiliki sumber internal yang kita perlukan untuk mengatasi
9. Kita tidak dapat mengubah masa lalu, tapi pengaruhnya pada kita bisa kita
Jika Anda ingin melakukan coaching dan counseling kepada anak buah dengan pendekatan apa pun, langkah-langkah yang baik adalah dengan melakukan IDEAL, yang merupakan singkatan dari:
• Introduksi dan identifikasi
• Definisikan masalah
• Eksplorasi alternative pemecahan masalah
• Aksi yang disepakati untuk dilaksanakan
• Lihat kembali setelah pelaksanaan (follow up)
Ciao.....1. Perubahan adalah hal yang mungkin.
2. Kita semua memiliki sumber internal yang kita perlukan untuk mengatasi
masalah dengan baik.
3. Kita memiliki pilihan-pilihan, terutama bahwa kita dapat merespons stress,bukannya bereaksi terhadap situasi.
4. Pengharapan adalah komponen atau unsur penting bagi adanya suatuperubahan.
5. Suatu tujuan utama konseling adalah untuk menjadi seseorang yang mampumembuat pilihan.
6. Yang menjadi masalah bukan masalahnya, yang menjadi masalah yangsebenarnya adalah cara mengatasi masalah.
7. Kebanyakan orang memilih keadaan yang sudah dikenal daripada ketidak-nyamanan yang diakibatkan perubahan, terutama selama masa stres terjadi.
8. Perasaan adalah milik kita; kita bertanggung jawab atasnya.9. Kita tidak dapat mengubah masa lalu, tapi pengaruhnya pada kita bisa kita
ubah.
10. Menghargai dan menerima masa lalu meningkatkan kemampuan kita untukmenghadapi masa depan.
11. Proses adalah jalan menuju perubahan. Isi/cerita (content) membentukkonteks di mana perubahan bisa terjadi.
12. Cara menangani masalah adalah manifestasi dari tingkat gambar diri.Semakin tinggi gambar diri seseorang, semakin baik cara menangani masalahnya.
Jika Anda ingin melakukan coaching dan counseling kepada anak buah dengan pendekatan apa pun, langkah-langkah yang baik adalah dengan melakukan IDEAL, yang merupakan singkatan dari:
• Introduksi dan identifikasi
Berikanlah sambutan terhangat yang bisa Anda berikan tetapi jangan terlihat seperti memberikan sambutan “pura-pura”. Sambutan ini seringkali dilupakan oleh atasan, seringkali langsung masuk kepada masalah. Ingatlan bahwa dengan atasan memanggil anak buah, pasti anak buah sudah mempunyai persepsi masing-masing. Gunakanlah bahasa tubuh yang positif dalam berkomunikasi dan perhatikanlah bahasa non verbal yang digunakan oleh anak buah. Berikan penjelasan yang detail tentang alasan dan tujuan pertemuan supaya anak buah merasa nyaman dan tenang.
• Definisikan masalah
Salah satu tujuan dilakukan coaching counseling adalah karena didasari adanya masalah. Seringkali sesuatu yang menjadi masalah bagi atasan, itu bukan menjadi masalah bagi anak buah. Kalau hal ini sampai terjadi maka proses coaching counseling tidak bisa dilaksanakan. Kenapa? Karena ada satu pihak yang merasa tidak terjadinya sebuah masalah. Harus ada kesepakatan kedua belah pihak terlebih dahulu bahwa memang ada permasalahan yang sedang terjadi. Dalam fase ini yang perlu diperhatikan adalah mendengarkan secara aktif. Gunakan semua panca indera kita supaya kita benar-benar bisa mendapatkan inti dari permasalahan yang terjadi.
• Eksplorasi alternative pemecahan masalah
Setelah disepakatinya ada permasalahan, maka langkah selanjutnya adalah mencari alternative pemecahan masalah. Dalam tahap ini, tugas atasan lebih pasif dibandingkan anak buah. Solusi pemecahan masalah sebisa mungkin berasal dari anak buah.
• Aksi yang disepakati untuk dilaksanakan
Langkah selanjutnya setelah ada alternative pemecahan masalah adalah tentukan aksi yang disepakati, kalau perlu tanyakan dengan detail kapan yang bersangkutan akan melakukan aksi tersebut.
• Lihat kembali setelah pelaksanaan (follow up)
Sebisa mungkin anak buah yang melakukan follow up bukan Anda sebagai pemimpin. Hal ini dilakukan untuk melihat seberapa besar komitmen anak buah dalam melakukan tindakan perbaikan yang telah disepakati. Anda boleh menawarkan dukungan seperlunya.
Melakukan coaching dan counseling seharusnya masuk ke dalam job description seorang pemimpin. Dengan demikian pemimpin mempunyai rasa tanggung jawab dalam mengembangkan anak buah. Melakukan coaching dan counseling juga bukan dilakukan hanya untuk formalitas dan harus dilakukan secara berkala. Coaching dan counseling dilakukan pada saat performance anak buah baik dan buruk, hanya caranya yang berbeda. Prinsip yang dilakukan pada saat performance anak buah sedang baik adalah lakukan saat itu juga, contohnya Anda melihat bahwa anak buah melakukan pekerjaan yang baik dalam melakukan handling complain sehingga customer menjadi puas, maka berikan pujian saat itu juga. Berikan pujian bahwa hal yang baru saja dilakukan adalah hal yang baik dan perlu dilakukan peningkatan terus menerus. Pujian atau acknowledgement yang diberikan diharapkan bisa ditiru oleh orang lain dan dilakukan secara berulang. Berikan pujian yang tulus, anak buah pasti bisa merasakan jika Anda memberikan pujian yang hanya basa basi
Lain halnya jika performance anak buah sedang buruk, sebisa mungkin jangan menegur langsung apalagi di depan khalayak ramai. Jika hal itu dilakukan maka kepercayaan diri anak buah akan hancur dan ada kemungkinan anak buah akan defensive pada kesalahan yang dilakukan. Prinsip utama memberikan coaching dan counseling pada tahap ini adalah make it private, make it positive. Maksud dari make it private adalah ajak anak buah ke tempat yang tertutup dimana Anda bisa berbicara dengan leluasa. Maksud dari make it positive adalah apa pun yang keluar dari mulut Anda sebisa mungkin adalah hal yang positif meskipun yang mau Anda sampaikan adalah hal yang negative. Cara menyampaikan hal negative menjadi positif merupakan tantangan tersendiri. Salah satu cara yang bisa dilakukan adalah dengan teknik re-framing. Maksud dari teknik ini adalah melihat sebuah peristiwa yang sama dengan cara pandang yang berbeda. Sampaikanlah hal negative dengan cara yang tenang, tidak menghakimi, berikan hal yang positif terlebih dahulu, arahkan masukan kepada perubahan yang bisa diterima oleh anak buah dan sediakan waktu khusus untuk mendengarkan anak buah.
Dalam memberikan coaching dan counseling selalu berbicaralah berdasarkan data, contohnya jika Anda ingin memberikan coaching dikarenakan anak buah sering terlambat masuk kerja, mintalah data-data pada tanggal berapa saja dan dalam satu bulan total berapa menit anak buah terlambat. Setelah Anda mendapatkan data-data tersebut, sampaikan data-data tersebut kepada anak buah. Jangan berdasarkan perkiraan semata dalam melakukan coaching dan counseling. Hal lain yang perlu dihindari dalam melakukan coaching dan counseling adalah memberikan masukan dengan tidak serius, menjadi pemimpin yang menghakimi dan memberikan masukan yang tidak masuk akal. Jika Anda sudah rutin sudah melakukan coaching dan counseling, tetapi masih terjadi perilaku negative di kantor, ada dua hal yang bisa dilakukan. Pertama, lakukan introspeksi diri, apakah Anda sebagai atasan sudah memberikan contoh perilaku yang positive di kantor. Jika selama ini Anda tidak pernah menjadi role model yang baik, jangan pernah berharap anak buah akan memberikan performa yang baik. Kedua, Anda bisa berkonsultasi dengan HRD untuk dilakukan mutasi, rotasi atau diberikan pelatihan.
Salah satu syarat pemimpin yang baik adalah pemimpin yang rutin melakukan coaching dan counseling. Lakukan coaching dan counseling dengan tulus dan ingatlah jika anak buah bekerja dengan baik maka team kerja Anda yang akan terkena imbas positifnya.
Lain halnya jika performance anak buah sedang buruk, sebisa mungkin jangan menegur langsung apalagi di depan khalayak ramai. Jika hal itu dilakukan maka kepercayaan diri anak buah akan hancur dan ada kemungkinan anak buah akan defensive pada kesalahan yang dilakukan. Prinsip utama memberikan coaching dan counseling pada tahap ini adalah make it private, make it positive. Maksud dari make it private adalah ajak anak buah ke tempat yang tertutup dimana Anda bisa berbicara dengan leluasa. Maksud dari make it positive adalah apa pun yang keluar dari mulut Anda sebisa mungkin adalah hal yang positif meskipun yang mau Anda sampaikan adalah hal yang negative. Cara menyampaikan hal negative menjadi positif merupakan tantangan tersendiri. Salah satu cara yang bisa dilakukan adalah dengan teknik re-framing. Maksud dari teknik ini adalah melihat sebuah peristiwa yang sama dengan cara pandang yang berbeda. Sampaikanlah hal negative dengan cara yang tenang, tidak menghakimi, berikan hal yang positif terlebih dahulu, arahkan masukan kepada perubahan yang bisa diterima oleh anak buah dan sediakan waktu khusus untuk mendengarkan anak buah.
Dalam memberikan coaching dan counseling selalu berbicaralah berdasarkan data, contohnya jika Anda ingin memberikan coaching dikarenakan anak buah sering terlambat masuk kerja, mintalah data-data pada tanggal berapa saja dan dalam satu bulan total berapa menit anak buah terlambat. Setelah Anda mendapatkan data-data tersebut, sampaikan data-data tersebut kepada anak buah. Jangan berdasarkan perkiraan semata dalam melakukan coaching dan counseling. Hal lain yang perlu dihindari dalam melakukan coaching dan counseling adalah memberikan masukan dengan tidak serius, menjadi pemimpin yang menghakimi dan memberikan masukan yang tidak masuk akal. Jika Anda sudah rutin sudah melakukan coaching dan counseling, tetapi masih terjadi perilaku negative di kantor, ada dua hal yang bisa dilakukan. Pertama, lakukan introspeksi diri, apakah Anda sebagai atasan sudah memberikan contoh perilaku yang positive di kantor. Jika selama ini Anda tidak pernah menjadi role model yang baik, jangan pernah berharap anak buah akan memberikan performa yang baik. Kedua, Anda bisa berkonsultasi dengan HRD untuk dilakukan mutasi, rotasi atau diberikan pelatihan.
Salah satu syarat pemimpin yang baik adalah pemimpin yang rutin melakukan coaching dan counseling. Lakukan coaching dan counseling dengan tulus dan ingatlah jika anak buah bekerja dengan baik maka team kerja Anda yang akan terkena imbas positifnya.
Penulis : Laura Caesilia Lintong, M. Psi., Psi.
COGNOSCENTI CONSULTING GROUP ( CCG ) is a management consulting firm based in Jakarta which was established in 2008 (formerly known as Magna Transforma Consulting Group).