Untuk dapat memiliki keunggulan bersaing, organisasi harus mampu mengelola perilaku-perilaku dan hasil-hasil kinerja dari seluruh karyawan. Untuk itu, diperlukan Sistem Manajemen inerja sebagai sarana yang penting dalam mengelola kinerja karyawan.
Sistem Manajemen Kinerja merupakan system manajemen di mana organisasi memastikan bahwa aktivitas-aktivitas karyawan dan keluarannya sama dengan sasaran-sasaran organisasi. Sistem manajemen kinerja ini merupakan inti untuk mencapai keunggulan bersaing.
Sistem Manajemen Kinerja terdiri dari tiga bagian:
1. Pendefinisian Kinerja
Sistem manajemen kinerja menentukan aspek-aspek kinerja yang berarti dan relevan dengan organisasi, terutama melalui analisis jabatan. Dengan analisis jabatan, dapat diketahui uraian pekerjaan dan spesifikasi yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan, sehingga dapat didefinisikan kinerja seperti apa yang harus ditampilkan oleh karyawan.
2. Penilaian Kinerja
Sistem manajemen kinerja mengukur aspek-aspek kinerja tersebut melalui penilaian kinerja. Penilaian kinerja adalah proses untuk mendapatkan informasi tentang seberapa baik karyawan melaksanakan pekerjaannyadi
3. Pemberian umpan balik
Berdasarkan hasil survey, kebanyakan perusahaan melakukan penilaian an review kinerja setahun sekali, namun sebaiknya penilaian kinerja ini dilakukan minimal 2 kali setahun atau enam bulanan, agar perkembangan kinerja dapat senantiasa dimonitor dan direview sehingga diharapkan pencapaian hasilnya dapat lebih optimal.Sistem manajemen kinerja memberikan umpan balik pada karyawan melalui sesi khusus untuk review pemberian umpan balik. Umpan balik kinerja adalah proses pemberian informasi kepada karyawan mengenai efektivitas kinerja mereka sehingga dapat menyesuaikan kinerja mereka dengan tujuan organisasi. .
Praktik Penerapan Sistem Manajemen Kinerja
Penilaian dan review kinerja ini kebanyakan digunakan perusahaan untuk mengelola kinerja individu karyawan agar sesuaidenganyang diharapkan/direncanakan, menentukankeputusanterkaitgaji karyawan dan menentukan kebutuhan pengembangan individu. Hanya sedikit perusahaan yang menggunakan hasil penilaian dan review kinerja ini untuk perencanaan SDM di masa datang (perencanaan suksesi) dan menentukan pelatihan yang harus diprioritaskan untuk diberikan kepada karyawan.
Sumber : Human Resource Management, Noe, Hollenbeck, Gerhart, Wright, 2008
Model Sistem Manajemen Kinerja
Pada awalnya, organisasi berfokus pada penilaian kinerja individu karyawan sebagai teknik pengukuran kinerja. Sasarannya adalah untuk mengukur kinerja individu karyawan secara andal dan absah. Pendekatan ini mengabaikan beberapa unsure penting dalam proses manajemen kinerja. Di dalam artikel ini, penulis akan menjelaskan bagaimana sebaiknya model system majemen kinerja di dalam organisasi agar efektif.
Model Sistem Manajemen Kinerja
Sumber : Human Resource Management, Noe, Hollenbeck, Gerhart, Wright, 2008
Sifat-sifat individu – pengetahuan, keterampilan, kemampuan, dan karakteristik lainnya – merupakan factor kinerja, yang kemudian diubah menjadi hasil-hasil yang obyektif melalui perilaku karyawan. Para karyawan dapat menunjukkan perilaku yang efektif hanya jika mereka memiliki pengetahuan, keterampilan, kemampuan dan karakteristik lainnya yang diperlukan. Hasil-hasil yang obyektif merupakan berbagai keluaran pekerjaan yang dapat diukur, nyata, dan merupakan akibat dari perilaku karyawan atau kelompok pekerjaan. Misalnya, seorang tenaga penjualan yang menampilkan perilaku-perilaku yang efektif kemungkinan akan mencapai sejumlah angka penjualan.
Unsur penting di dalam model system manajemen kinerja adalah strategi organisasi. Divisi, departemen, tim kerja dan individu di dalam organisasi harus menyelaraskan aktivitas-aktivitasnya dengan strategi dan sasaran organisasi dengan menentukan hal-hal yang harus dicapai dan perilaku-perilaku yang harus ditunjukkan dalam menerapkan strategi perusahaan. Sistem perencanaan dan penilaian kinerja adalah sistem yang mengaitkan proses penilaian kinerja terhadap strategi-strategi perusahaan dengan menentukan jenis-jenis dan tingkat kinerja yang harus dicapai untuk mencapai sasaran-sasaran strategi. Kemudian para individu dan kelompok dievaluasi berdasarkan seberapa dekat kinerja yang sebenarnya memenuhi rencana atau target kinerja. Sistem manajemen kinerja akan memastikan seluruh aktivitas mendukung sasaran-sasaran strategi organisasi.
Sistem manajemen kinerja akan dipengaruhi pula oleh kendala-kendala yang bergantung pada situasiya itu budaya organisasi dan kondisi-kondisi perekonomian. Budaya organisasi terkadang mematahkan semangat para karyawan untuk melakukan hal-hal yang efektif karena karyawan tidak meyakini hasil kinerjanya akan dihargai. Kondisi perekonomian juga bias mempengaruhi hasil-hasil kinerja, misalnya seorang tenaga penjual yang efektif mungkin tidak berhasil memperoleh pendapatan karena kondisi perekonomian buruk dan orang-orang tidak mampu membeli produknya. Kendala-kendala ini perlu diantisipasi dalam system manajemen kinerja sehingga karyawan tetap termotivasi untuk menunjukkan kinerja yang baik.
Jadi, seperti padaGambar Model Sistem Manajemen Kinerja, para karyawan harus memiliki sifat-sifat individu tertentu agar dapat menunjukkan perilaku-perilaku individu yang dapat mencapai hasil-hasil kinerja yang obyektif. Agar dapat mencapai keunggulan bersaing, berbagai sifat, perilaku dan hasil kinerja harus dikaitkan dengan strategi perusahaan. Sistem manajemen kinerja yang efektif harus dapat menjalankan fungsi strategis serta mengantisipasi dan mengatasi kendala-kendala yang bergantung pada situasi. Dengan menerapkan Model Sistem Manajemen Kinerja tersebut, diharapkan organisasi dapat mencapai keunggulan dalam bersaing dan pada akhirnya dapat mencapai sasaran-sasaran organisasi yang diharapkan.
Magna Transforma Consulting Group sebagai perusahaan konsultansi bidang manajemen, memiliki banyak pengalaman dalam membantu organisasi merumuskan dan mengeksekusi strategi. Kami selalu berusaha memberikan pelayanan yang lebih baik mulai dari penyusunan rencana strategi sehingga proses implementasi dan audit termasuk design organisasi dan pengembangan Sumber daya Manusia. Jika ada hal yang ingin anda diskusi dengan kami, silahkan jangan segan untuk menghubungi Magna Transforma Consulting Group.
Penulis: Santi Dharmayanti
COGNOSCENTI CONSULTING GROUP ( CCG ) is a management consulting firm based in Jakarta which was established in 2008 (formerly known as Magna Transforma Consulting Group).