Pada dasarnya suatu proyek adalah rangkaian pekerjaan yang dilakukan untuk mencapai satu tujuan pada satu periode waktu yang disepakati. Yang termasuk dalam kategori Proyek mencakup dari pekerjaan-pekerjaan renovasi kamar di rumah sampai dengan proyek infrastruktur bernilai triliunan (contoh: Eurotunnel) yang memiliki dampak besar terhadap ekonomi makro. Berapapun nilai suatu proyek, suatu proyek diharapkan untuk dapat diselesaikan tepat waktu, sesuai dengan spesifikasi yang disepakati dengan biaya yang tidak melebihi anggaran proyek sesuai perencanaan.
Kata “Risiko” sendiri, menurut Flyvbjerg(2014) memiliki pengertian adanya ketidakpastian yang bertendensi negative dan dapat dijelaskan bahwa lebih dari satu kemungkinan dapat terjadi. Ketidakpastian yang terjadi dapat bersumber dari factor internal pengelolaan project itu sendiri, diantaranya adalah ketidakpastian dari proses eksekusi proyek yang berlangsung, dinamika pengelolaan sumberdaya proyek. Disamping itu terdapat faktor-faktor eksternal yang berkontribusi pada risiko kegagalan proyek yang merupakan bagian dari lingkungan eksternal, seperti fluktuasi nilai tukar, kebijakan otoritas yang berpengaruh pada proyek, stabilitas sosio-politik dan sebab-sebab lainnya.
Terdapat banyak contoh proyek yang mengalami keterlambatan dan kelebihan penggunaan anggaran dengan angka fantastis. Sebagai salah satu contoh adalah: Olimpiade Musim Panas Montreal (1976) yang mengalami kelebihan biaya diatas anggaran sampai dengan 796%. Dalam kurun waktu pelaksanaan olimpiade (musim dingin dan musim panas) 1960 sampai dengan 2012 terdapat 9 event olimpiade yang mengalami cost overrun diatas 100%.
Dalam perencanaan proyek, seorang perencana idealnya memahami apa yang berpotensi menjadi risiko dan mengantisipasi bagaimana mengatasinya. Seorang perencana (planner) pada saat perencanaan proyek perlu mengidentifikasi titik-titik risiko yang berpotensi menggagalkan proyek atau memperlama proyek. Sebagai contoh: dalam suatu proyek pembangunan jembatan layang, identifikasi tahapan kritis akan sangat berguna untuk langkah antisipasi dan alokasi sumberdaya (resource planning dan resource allocation) untuk mengamankan proyek.
1. Cost Overrun. Cost overrun artinya penggunaan biaya yang melebihi anggaran proyek. Membengkaknya biaya proyek. Jenis risiko ini merupakan yang paling umum dihadapi oleh berbagai jenis proyek, terutama proyek-proyek berskala besar (mega proyek), seperti: infrastruktur, jalan tol, jembatan, MRT, tunnel. Cost overrun merupakan bottom line dari kegagalan proyek untuk mendeliver output proyek tepat waktu dan project cost yang melebihi.
2. Schedule Delays (Keterlambatan). Keterlambatan penyampaian deliverables dari suatu pekerjaan melampaui tenggat waktu dikategorikan sebagai risiko proyek. Umumnya dalam kontrak pelaksanaan proyek, terdapat klausul yang mengatur keterlambatan proyek ini termasuk apa konsekuensi bagi pihak-pihak dan aturan penyelesaiannya.
3. Benefit Shortfall. Risiko hasil dari proyek tidak mencapai target yang diharapkan. Target disini dapat berupa target penjualan, target jumlah pengunjung. Ketidaktercapaian atas target ini membuat kerugian dari sisi penjualan dan mengancam timbal hasil (Return on Investment). Sebagai contoh adalah proyek KLIA Airport Express di Malaysia yang mengalami anjloknya permintaan sampai dengan 75% (demand shortfall)
2. Schedule Delays (Keterlambatan). Keterlambatan penyampaian deliverables dari suatu pekerjaan melampaui tenggat waktu dikategorikan sebagai risiko proyek. Umumnya dalam kontrak pelaksanaan proyek, terdapat klausul yang mengatur keterlambatan proyek ini termasuk apa konsekuensi bagi pihak-pihak dan aturan penyelesaiannya.
3. Benefit Shortfall. Risiko hasil dari proyek tidak mencapai target yang diharapkan. Target disini dapat berupa target penjualan, target jumlah pengunjung. Ketidaktercapaian atas target ini membuat kerugian dari sisi penjualan dan mengancam timbal hasil (Return on Investment). Sebagai contoh adalah proyek KLIA Airport Express di Malaysia yang mengalami anjloknya permintaan sampai dengan 75% (demand shortfall)
Akar Penyebab Kegagalan Proyek
Berkaca pada pelajaran yang dapat diambil perihal kegagalan yang terjadi, seorang perencana proyek perlu menemukan pola perencanaan untuk mengatasi risiko-risiko yang terjadi. Secara garis besar, akar penyebab risiko dan kegagalan dapat dibedakan menjadi yang sifatnya internal (melekat pada proses perencanaan dan pelaksanaan proyek itu sendiri), maupun yang berasal dari factor eksternal (diluar perencanaan proyek). Umumnya bila terjadi kegagalan pada suatu proyek, yang disalahkan adalah karena factor eksternal seperti: kompleksitas proyek yang tidak diduga, konflik yang terjadi mengakibatkan lambatnya kemajuan pekerjaan, adanya perubahan lingkup kerja (scope of work), banjir dan cuaca buruk, inflasi dan semua hal lain yang bisa dijadikan kambing hitam kegagalan. Namun perlu disadari bahwa ada risiko yang seharusnya bila diantisipasi pada tahap perencanaan dan dipersiapkan mitigasi risiko nya – maka, kegagalan suatu proyek harusnya dapat dihindari.
Paradigma yang melekat selama ini - bahwa penyebab kegagalan ada di luar sana – sebenarnya dapat diuji dengan hipotesis bahwa akar dari risiko adalah berasal dari factor internal. Dengan kata lain, penyebab kegagalan adalah karena seorang perencana tidak memiliki gambaran risiko yang dihadapi di depan, tidak mempersiapkan mitigasinya dan cara pandang yang keliru dalam menangani risiko. Sebagai contoh, membengkaknya biaya (cost overrun) bukan disebabkan oleh berubahnya scope pekerjaan, kompleksitas (eksternal), namun sebenarnya bersumber dari kegagalan seorang perencana proyek untuk mengantisipasi risiko melebarnya scope pekerjaan, kompleksitas yang memperlambat proyek, konflik tim pelaksana proyek - kedalam perencanaan biaya. Tentu menjadi perdebatan yang seru untuk dapat menyatakan mana risiko yang dapat diantisipasi dan mana risiko yang memang tidak dapat diprediksi (unforeseen).
Terdapat beberapa pandangan yang mencoba menjelaskan asal mula dari risiko kegagalan proyek.
Paradigma yang melekat selama ini - bahwa penyebab kegagalan ada di luar sana – sebenarnya dapat diuji dengan hipotesis bahwa akar dari risiko adalah berasal dari factor internal. Dengan kata lain, penyebab kegagalan adalah karena seorang perencana tidak memiliki gambaran risiko yang dihadapi di depan, tidak mempersiapkan mitigasinya dan cara pandang yang keliru dalam menangani risiko. Sebagai contoh, membengkaknya biaya (cost overrun) bukan disebabkan oleh berubahnya scope pekerjaan, kompleksitas (eksternal), namun sebenarnya bersumber dari kegagalan seorang perencana proyek untuk mengantisipasi risiko melebarnya scope pekerjaan, kompleksitas yang memperlambat proyek, konflik tim pelaksana proyek - kedalam perencanaan biaya. Tentu menjadi perdebatan yang seru untuk dapat menyatakan mana risiko yang dapat diantisipasi dan mana risiko yang memang tidak dapat diprediksi (unforeseen).
Terdapat beberapa pandangan yang mencoba menjelaskan asal mula dari risiko kegagalan proyek.
Penjelasan Teknis.
Pada tahap perencanaan proyek, proyeksi angka-angka (sisi pendapatan dan pengeluaran) merupakan estimasi berdasarkan peramalan. Pandangan konvensional daro Vanston & Vanson (2004) menyatakan bahwa dua penyebab utama dari peramalan yang buruk adalah penggunaan data yang usang atau tidak reliable, dan penggunaan model peramalan yang tidak cocok. Berdasakan pandangan ini, maka dapat disimpulkan data yang benar serta pemilihan cara peramalan yang tepat, merupakan rumus manjur untuk merencanakan proyek. Sebaliknya, data dan model peramalan dapat menjadi akar penyebab kegagalan proyek. Pandangan ini secara statistic dinyatakan pada level of significance yang tinggi.
Pendekatan Psikologis.
Kahneman dan Tversky menjelaskan adanya optimism bias yang menjadi dasar kesalahan dalam estimasi proyek. Psikologi manusia secara alamiah menyababkan terjadinya kesalahan estimasi perhitungan proyek. Contoh adanya bias dalam proses berpikir (cognitive bias) adalah pada percobaan klasik melihat garis pada 2 jenis panah yang sebenarnya sama panjang, namun terlihat berbeda panjangnya.
Kahneman dan Tversky menjelaskan adanya optimism bias yang menjadi dasar kesalahan dalam estimasi proyek. Psikologi manusia secara alamiah menyababkan terjadinya kesalahan estimasi perhitungan proyek. Contoh adanya bias dalam proses berpikir (cognitive bias) adalah pada percobaan klasik melihat garis pada 2 jenis panah yang sebenarnya sama panjang, namun terlihat berbeda panjangnya.
Terkait dengan perencana proyek, Kesalahan dalam pola pikir ini disebut Optimism Bias. Optimism Bias adalah kecenderungan sistematis dari manusia yang optimis berlebihan atas hasil dari suatu rencana. Sebagai contoh: mayoritas perokok yakin (secara berlebihan) bahwa kondisi kesehatan mereka lebih baik daripada perokok lainnya. Secara otomatis, kecenderungan keyakinan yang berlebihan ini sering kita lakukan sehari-hari. Dalam konteks perencanaan proyek, kecenderungan ini tercermin pada estimasi result (revenue) yang sangat optimis dan disisi lain mengecilkan proyeksi biaya (cost underestimation).
Penjelasan Politis-economis.
Wachs dan Flyvbjerg berpendapat bahwa ada tindakan dengan motif politis dan ekonomis dalam perencanaan yang berisiko terhadap kegagalan proyek. Hal ini sangat mungkin terjadi terutama pada proyek-proyek berskala besar yang menggunakan anggaran besar. Cost Overrun dalam konteks penjelasan ini dapat dijelaskan bahwa perencana mengetahui bahwa anggaran proyek terlalu kecil, namun tidak mengkomunikasikan pada penyandang dana. Yang dikuatirkan adalah bila menggunakan estimasi biaya yang realistis akan mengurangi peluang pendanaan, sehingga si perencana mempertahankan proyek dengan anggaran yang (sudah pasti) tidak memadai.
Kesimpulan
Berdasarkan pandangan-pandangan diatas dapat disimpulkan bahwa semua proyek mempunyai tujuan untuk deliverable yang memenuhi dimensi QCD (Quality, Cost dan Delivery). Ekspektasi atas QCD ini membawa konsekuensi adanya risiko terkait dengan biaya (cost overrun), waktu (schedule delay) dan result yang tidak sesuai harapan (benefit shortfall). Mengenali dan Memahami adanya risiko pada proyek merupakan dasar dari seorang perencana untuk mencari cara mitigasi atas risiko tersebut.
Selanjutnya ada penyebab-penyebab internal yang menyebabkan kegagalan proyek. Pendekatan Teknis, Piskologis dan Politis-ekonomis, memberikan ruang diskursus bahwa akar penyebab dari risiko kegagalan proyek bersumber dari faktor internal pada saat perencanaan. Diharapkan dengan mengenali risiko dan penyebab dari kegagalan ini, antisipasi dan mitigasi sudah melekat pada perencaaan proyek sehingga anggaran proyek tidak akan membengkak dan mengakibatkan kegagalan proyek. Disamping itu diharapkan waktu dan deliverables dari pelaksanaan proyek dapat sesuai dengan perencanaan.
Magna Transforma Consulting Group sebagai perusahaan konsultansi bidang manajemen, memiliki banyak pengalaman dalam membantu organisasi dalam meningkatkan kinerja organisasi melalui perbaikan proses kerja. Kami selalu berusaha memberikan pelayanan yang lebih baik mulai dari penyusunan strategi hingga proses implementasi di tingkat operasional dan audit untuk menemukan perbaikan. Jika ada hal yang ingin anda diskusi dengan kami, silahkan jangan segan untuk menghubungi Magna Transforma Consulting Group.
Penulis: Marsellinus W Bahtiar
COGNOSCENTI CONSULTING GROUP ( CCG ) is a management consulting firm based in Jakarta which was established in 2008 (formerly known as Magna Transforma Consulting Group).