Pelaksana
dan penanggung jawab tugas sering kali dilekatkan pada nama jabatan structural
ataupun nama department. Misalnya proses pembelian dilakukan pasti akan
dilakukan oleh departemen procurement, penyimpanan barang dilakukan oleh
department warehouse dan sebagainya. Hal ini yang biasa terjadi diberbagai
Organisasi, apakah salah? Tentu tidak. Tetapi pertanyaannya apakah tidak ada peran
departemen lain yang ikut berperan atau bertanggung jawab dalam proses
pembelian dan penyimpanan barang tersebut? Sebagai contoh, dalam proses
pembelian perlu adanya pemeriksaan apakah pembelian tersebut sesuai budget
tahunan atau barang yang dibeli sesuai dengan kebutuhan, jika tidak apa yang
perlu dilakukan dan oleh siapa yang melakukan. Terkadang hal-hal tersebut
menjadi grey area, karena kualifikasi pengerjaannya diluar kemampuan orang
procurement tetapi department lain menganggap itu seluruhnya tugas procurement.
Kegiatan tersebut perlu ada departement lain yang mengerjakan walaupun dalam
proses tersebut tugasnya tidak sebagai penanggung jawab.
Untuk
itu perlu adanya penugasan tanggung jawab untuk setiap kegiatan. Bentuk
penugasan tersebut dapat dilakukan dengan menggunakan Matriks penugasan
tanggung jawab (responsibility assignment matrix, RAM), atau lebih dikenal
dengan istilah RACI Matrix. RACI Matrix menggambarkan peran berbagai pihak
dalam menyelesaikan atau menjalankan suatu pekerjaan. Keutamaan matrix ini
untuk menjelaskan peran dan tanggung jawabnya seperti apa antar bagian
tersebut.
RACI model
adalah
singkatan dari Responsible,
Accountable, Consulted and Informed. RACI Model adalah matriks untuk
seluruh aktivitas atau otorisasi keputusan yang harus diambil dalam suatu
organisasi yang dikaitkan dengan seluruh pihak atau posisi yang terlibat
(Smith, 2015).
Penjelasan RACI
- Responsible (R): orang yang melakukan
suatu kegiatan atau melakukan pekerjaan secara langsung.
- Accountable (A): orang yang akhirnya
bertanggung jawab dan memiliki otoritas untuk memutuskan suatu perkara.
- Consulted (C): orang yang
diperlukan sarannya dan berkontribusi akan kegiatan tersebut atau sebagai pihak
yang menjadi support dalam pengerjaan proses pekerjaan.
- Informed (I): orang yang perlu
tahu hasil dari suatu pekerjaan yang sudah dilakukan atau orang yang
mengkonsumsi hasil pekerjaan tersebut. Bisa sebagai penerima informasi/hasil
pekerjaan sebagai dasar pekerjaan/proses lainnya.
Kegunaan RACI
Matrix ini untuk organisasi yang dikelola adalah (Smith, 2015).:
·
Menggambarkan peran dan
tanggung jawab serta tuga masing-masing department/orang dalam melakukan suatau
pekerjaan.
·
Menghilangkan tugas-tugas
yang masuk dalam grey area, tugas yang tidak jelas siapa yang menjalankannya
karena tidak ada yang mengerjakan maupun tugas yang tumpang tindih antar
department.
·
Mengidentifikasi beban kerja
yang telah ditugaskan kepada karyawan tertentu atau departemen
·
Memastikan bahwa proses
tertentu tidak terlalu dominan
·
Memastikan bahwa anggota
baru dijelaskan tentang peran dan tanggung jawab
·
Menemukan keseimbangan yang
tepat antara garis dan tanggung jawab pekerjaan
·
Mendistribusikan kerja
antara kelompok untuk mendapatkan efisiensi kerja yang lebih baik
·
Terbuka untuk menyelesaikan
konflik dan diskusi
·
Mendokumentasikan peran dan
tanggung jawab orang-orang dalam organisasi
Pembuatan RACI Matrix cukup mudah, seperti yang terlihat pada
gambar 2, pada kolom dituliskan nama department/orang dan pada baris dituliskan
kegiatan/pekerjaan. Untuk selanjutnya tentukan siapa yang berperan sebagai Responsible, Accountable, Consulted,
dan Informed. Proses penentuan R, A, C dan I inilah yang menjadi proses utama
dalam pembuatan RACI Matrix. Giatan yang masuk dalam grey area tersebut harus
memiliki pemilik pekerjaannya.
Gambar 2 Contoh RACI Matrix,
Source : Google.com
Untuk tahap selanjutnya, RACI Matrix dapat
digunakan sebagai salah satu dasar analisa untuk pembuatan struktur Organisasi
yang efektif dan efisien. Struktur organisai yang pembagian tugas serta tanggung
jawab setiap department merata sehingga pekerjaan yang dilakukan akan menjadi
lebih optimal.
Penulis : Eko Kusdianto, MT
Cognoscenti Consulting Group sebagai perusahaan konsultansi bidang manajemen, memiliki banyak pengalaman dalam membantu organisasi dalam meningkatkan kinerja organisasi melalui perbaikan proses kerja. Kami selalu berusaha memberikan pelayanan yang lebih baik mulai dari penyusunan strategi hingga proses implementasi di tingkat operasional dan audit untuk menemukan perbaikan. Jika ada hal yang ingin anda diskusi dengan kami, silahkan jangan segan untuk menghubungi Cognoscenti Consulting Group. www.ccg.co.id / 021. 29022118