 |
| P-O-A-C (Planning-Organizing-Actuating-Controlling) - Sumber Gambar http://www.seputarukm.com/ |
Setiap perusahaan pasti memiliki hal yang ingin ditawarkan atau diberikan bagi konsumen mereka, baik dalam hal jasa atau produk. Hal inilah yang menjadi visi dari sebuah perusahaan / organisasi yang kemudian diturunkan menjadi misi. Ketika mengetahui visi dan misi apa yang ingin dicapai, maka manajemen dari sebuah perusahaan akan menentukan langkah-langkah strategis apa yang harus dlakukan akan dapat mencapai visi dan misi yang sudah ditentukan. Akan tetapi, langkah-langkah strategis yang sudah ditentukan itu masih dalam bentuk yang “abstrak”, sehingga harus diterjemahkan menjadi langkah-langkah operasional sehingga para pelaku yang berada ditingkatan operasional tahu bagaimana dan langkah-langkah apa yang harus diambil dan dilakukan agar visi dan misi yang sudah ditentukan dapat tercapai.
Pentingnya Kajian Lingkungan Eksternal dan Industri bagi Strategi Perusahaan
 |
| P-O-A-C (Planning-Organizing-Actuating-Controlling) |
Untuk mencapai
visi dan misi yang sudah ditentukan, maka pihak manajemen dari sebuah
perusahaan/organisasi harus mampu menggunakan sumber daya yang ada secara
efektif dan efisien untuk mencapai tujuan yang sudah ditentukan. Agar dapat
menggunakan sumber daya secara efektif dan efisien, maka sebuah perusahaan
perlu fungsi manajemen yaitu perencanaan (Planning),
pengorganisasian (Organizing),
penggerakan (Act) dan pengendalian (Control).
 |
Gambar 1.
POAC
|
PERENCANAAN (PLANNING)
Perencanaan merupakan kegiatan yang dilakukan untuk
menentukan apa yang harus dilakukan dimasa yang akan datang. Efek atau dampak
dari sebuah perencanaan tidak dapat langsung dirasakan oleh manajemen pada saat
perencanaan itu dibuat atau disusun. Manfaat dari perencanaan dapat dirasakan
ketika kegiatan tersebut akan dilakukan. Dalam melakukan perencanaan ada tiga
hal yang harus diperhatikan, yaitu: pekerjaan apa yang harus dilakukan, hasil
seperti apa yang diharapkan dan bagaimana cara terbaik untuk melakukannya.
Dalam
melakukan perencanaan, ada lima hal yang harus ditentukan, yaitu:
1. Penetapan sasaran dan target
Ketika menentukan atau menetapkan
sasaran dan target, ada beberapa hal yang harus diperhatikan atau terpenuhi.
Sasaran dan target haruslah spesifik; dapat diukur; ada waktu yang mengikat
sasaran dan target yang sudah ditentukan; sasaran dan target yang akan
ditentukan haruslah disepakati oleh semua orang; sasaran dan target yang akan
ditentukan haruslah realistic dimana
tidak terlalu rendah atau tidak terlalu tinggi; dan yang terakhir, sasaran dan
target haruslah selalu meningkat, sehingga dengan demikian kemampuan
orang-orang yang akan mencapainya juga terus meningkat
Dengan adanya sasaran dan target, maka
energi dan usaha dapat difokuskan; mendorong, memotivasi dan menantang setiap
orang yang bertanggung jawab akan sasaran dan target tersebut; serta dapat
digunakan untuk mengukur tingkat keberhasilan.
2.
Penggunaan
sumber daya
Sumber daya dapat dikelompokkan
menjadi beberapa bagian seperti manusia, uang, peralatan, waktu dan lain-lain.
Dalam merencanakan sumber daya
manusia, harus ditentukan ketersediaan dan keterampilannya, apakah peralatan
yang akan digunakan sudah tersedia dan bagaimana proses pemeliharaannya, apakah
waktu yang sudah ditentukan cukup untuk mencapai sasaran dan target yang sudah
ditentukan, dan apakah dana tersedia dan sudah dianggarkan.
3.
Proses
kerja
Dengan menentukan proses atau alur
kerja, maka dapat diketahui apa proses sebelum dan sesudah dari pekerjaan yang
akan dilakukan dan dapat menentukan keterampilan seperti apa saja yang
dibutuhkan dalam melakukan pekerjaan tersebut sehingga tidak menimbulkan
hambatan.
Dengan menentukan proses kerja dari
sebuah pekerjaan, maka pihak manajemen dari sebuah perusahaan atau organisasi
dapat memantau dan mengetahui progress atau perkembangan dari sebuah pekerjaan
apakah sudah sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan atau terlambat dari
jadwal yang sudah ditentukan
4.
Fokus
pengendalian
Setiap aktivitas atau pekerjaan pasti
memiliki risiko yang akan muncul ketika aktivitas atau pekerjaan tersebut
dilakukan, dengan mengetahui risiko-risiko apa saja yang kemungkinan terjadi
pada suatu aktivitas atau pekerjaan, maka manajemen sebuah perusahaan atau
organisasi dapat menentukan hal-hal apa saja yang harus dikendalikan sehingga
risiko-risiko yang ada tidak muncul atau terjadi.
5.
Rencana
penanggulangan
Ketika sebuah risiko itu terjadi pada
suatu aktivitas atau pekerjaan, maka pihak manajemen sudah harus memiliki
langkah-langkah seperti apa yang harus dilakukan ketika risiko itu terjadi.
Maka haruslah disusun rencana penanggulanan seperti apa yang harus dilakukan.
PENGORGANISASIAN
(ORGANIZING)
Dalam melakukan pengorganisasian, maka
pihak manajemen dari sebuah perusahaan atau organisasi dapat menentukan siapa
saja yang dapat melakukan hal apa; bagaimana cara menyelesaikan sebuah
pekerjaan; bagaimana alur atau rantai komandonya; serta keputusan apa saja yang
diperlukan.
Terdapat dua hal yang ditentukan
ketika manajemen dari sebuah perusahaan atau organisasi melakukan
pengorganisasian, yaitu menentukan rantai komando (chain of command) dari sebuah unit kerja dan rantai pelaporan (chain of reporting) dari sebuah unit
kerja.
Secara general terdapat tiga jenis
struktur organisasi yang digunakan oleh perusahaan atau organisasi, yaitu:
1. Struktur Organisasi Fungsional
Struktur organisasi ini merupakan
struktur organisasi yang paling umum digunakan oleh suatu perusahaan atau
organisasi. Pembagian kerja dalam bentuk struktur organisasi ini dilakukan
berdasarkan fungsi manajemennya seperti Keuangan, Produksi, Pemasaran,
Operasional dan lain-lain. Karyawan-karyawan yang memiliki keterampilan dan
tugas yang sama akan dikelompokan bersama sama suatu unit kerja.
 |
Gambar
2. Struktur Organisasi Fungsional
|
2. Struktur Organisasi Divisional
Struktur
organisasi ini adalah struktur organisasi yang dikelompokan berdasarkan
kesamaan produk, layanan, pasar dan letak geografis. Organisasi dengan bentuk
Divisional biasanya diterapkan di perusahaan yang berskala menengah keatas, hal
ini dikarenakan biaya operasional lebih tinggi jika dibandingkan dengan
organisasi dengan bentuk Fungsional. |
Gambar
3. Struktur Organisasi Divisional
|
3. Struktur Organisasi Matrix
Struktur organisasi ini merupakan
kombinasi dan Struktur Organisasi Fungsional dan Struktur Organisasi Divisional
dengan tujuan untuk menutupi kekurangan-kekurangan yang terdapat pada kedua
bentuk struktur organisasi tersebut.
 |
Gambar
4. Struktur Organisasi Matrix
|
PENGGERAKAN
(ACT)
Penggerakan merupakan tindakan yang
dilakukan manajemen dari sebuah perusahaan atau organisasi. Dengan adanya
penggerakan, maka Perencanaan dan Pengorganisasian dapat berjalan dengan baik,
yaitu dengan memotivasi, mengarahkan, menyelesaikan konflik dan
mengkomunikasikan apa saja yang harus dilakukan oleh karyawan-karyawan dari
sebuah perusahaan atau organisasi.
Metode - Metode Pengukuran Kinerja
PENGENDALIAN
(CONTROL)
Pengendalian adalah proses pengamatan
mengenai apa yang harus dilakukan dalam pekerjaan sehingga manajemen dapat
memantau apakah sebuah pekerjaan dapat atau sudah berjalan sesuai dengan yang
diharapkan dengan melakukan supervisi, pengawasan, inspeksi dan audit. Dengan
adanya pengendalian (Control) maka
manajemen dapat mencegah jika terjadi penyimpangan, memperbaiki kesalahan dan
kelemahan yang ada, minindaklanjuti penyalahgunaan dan penyelewengan,
memperkuat rasa tanggung jawab dari setiap karyawan yang ada, dan lain-lain.
Cognoscenti Consulting Group sebagai perusahaan konsultansi bidang manajemen, memiliki banyak pengalaman dalam membantu organisasi dalam meningkatkan kinerja organisasi melalui perbaikan proses kerja. Kami selalu berusaha memberikan pelayanan yang lebih baik mulai dari penyusunan strategi hingga proses implementasi di tingkat operasional dan audit untuk menemukan perbaikan. Jika ada hal yang ingin anda diskusi dengan kami, silahkan jangan segan untuk menghubungi Cognoscenti Consulting Group. www.ccg.co.id / 021. 29022128
Cognoscenti Consulting Group sebagai perusahaan konsultansi bidang manajemen, memiliki banyak pengalaman dalam membantu organisasi dalam meningkatkan kinerja organisasi melalui perbaikan proses kerja. Kami selalu berusaha memberikan pelayanan yang lebih baik mulai dari penyusunan strategi hingga proses implementasi di tingkat operasional dan audit untuk menemukan perbaikan. Jika ada hal yang ingin anda diskusi dengan kami, silahkan jangan segan untuk menghubungi Cognoscenti Consulting Group. www.ccg.co.id / 021. 29022128
COGNOSCENTI CONSULTING GROUP ( CCG ) is a management consulting firm based in Jakarta which was established in 2008 (formerly known as Magna Transforma Consulting Group).