Penilaian tersebut tidak akan efektif apabila karyawan tidak mengetahui hasil dari penilaian yang diberikan. Jadi untuk melakukan performance appraisal ada prosesnya. Dalam melakukan penilaian, pada langkah pertama seorang atasan akan melakukan penilaian kuantitatif terlebih dahulu, yaitu penilaian terhadap KPI yang sudah ditetapkan. Dalam membuat suatu KPI seseorang harus merumuskan terlebih dahulu sasaran objektifnya. Sasaran objektif adalah suatu hal yang ingin dicapai. Diharapkan sasaran objektif tersebut selaras dengan visi dan misi perusahaan atau organisasi. Setiap sasaran objektif, dibuat KPI atau indikator kinerja utama. Melalui indikator tersebut, akan mengetahui sasaran objektifnya sudah tercapai atau belum. Selanjutnya, setiap KPI ada targetnya. Nah, seorang karyawan akan dinilai berdasarkan pencapaian target yang sudah ditetapkan.
Langkah kedua, atasan melakukan penilaian secara kualitatif. Apabila perusahaan menerapkan penilaian 360°, penilaian dilakukan oleh atasan, rekan kerja, dan bawahan. Seperti yang sudah dibahas diatas, untuk penilaian kualitatif dinilai melalui beberapa faktor. Pada umumnya, penilaian kualitatif lebih melihat pada kompetensi individual yang disesuaikan dengan nilai dan budaya di perusahaan tersebut. Untuk langkah ketiga, hasil penilaian dari penilaian kuantitatif dan kualitatif dirangkum menjadi satu. Rangkuman kedua penilaian tersebut merupakan hasil akhir yang diperoleh karyawan. Langkah pertama, kedua, dan ketiga merupakan fase I (pertama) yang disebut sebagai The Report Card.
Selanjutnya, untuk langkah keempat dilakukan perencanaan pengembangan atas hasil kerja karyawan. Dalam langkah ini mencakup program improvement untuk meningkatkan kinerja dan kompetensi karyawan serta mempersiapkan karyawan untuk program promosi atau ke jenjang yang lebih tinggi agar karyawan mampu menghadapi tantangan. Langkah kelima, melakukan performance plan. Dalam performance plan, antara karyawan dan atasan bersama-sama mengembangkan, membangun, dan menyepakati sasaran objektif untuk tahun kedepan. Sasaran objektif yang dibuat haruslah selaras dengan rencana strategi, visi, dan misi perusahaan. Nantinya, sasaran objektif pada performance plan ini akan menjadi sasaran yang ada pada langkah pertama di tahun mendatang. Langkah keempat dan kelima merupakan fase II (kedua) yang disebut sebagai Planning for the Future. Kemudian, pada akhir penilaian karyawan perlu menuangkan pernyataan sebagai bentuk komitmen atas perbaikan yang harus dilakukan. Selanjutnya, karyawan bersangkutan, atasan, dan bagian HRD melakukan tanda tangan sebagai bentuk kesepakatan.
Sebenarnya, penilaian kinerja bukan merupakan “single event” namun merupakan suatu kegiatan yang berkelanjutan. Dapat dikatakan bahwa kegiatan performance appraisal adalah suatu siklus. Menurut William S.Swan dan Leslie E.Wilson terdapat 8 (delapan) langkah dalam performance management, yaitu:
- - Manager dan karyawan sepakat atas rencana kinerja dan rencana pengembangan yang direncanakan.
- - Memberikan umpan balik (feedback), coaching, konseling, dan pemeliharaan dokumen untuk tahun depan.
- - Saat waktu pendekatan penilaian dan sebelum penulisan penilaian kinerja, manager mengumpulkan evaluasi diri karyawan.
- - Manager bertemu dengan karyawan untuk mendiskusikan evaluasi diri karyawan (adapun mereview evaluasi diri yang dituliskan).
- - Manager melengkapi Report Card (Penilaian Objektif, Subjektif, dan rangkuman kedua penilaian tersebut).
- - Manager melakukan peninjauan penilaian dengan manager lain atau HRD.
- - Manager menjadwalkan rapat penilaian dengan karyawan.
- - Manager memandu diskusi penilaian.
Setelah dilakukan penilaian kinerja dalam bentuk formulir, memang lebih baik dilakukan “face to face meeting” antara atasan dengan karyawan. Hal ini untuk mendorong karyawan agar berkinerja lebih baik. Dengan adanya “face to face meeting”, karyawan pun mengetahui kekurangan dan kelebihan pada dirinya sehingga karyawan dapat melakukan improvement untuk meningkatkan produktivitas dan kompetensinya. Selain itu, kontribusi dan keterlibatan karyawan pun menjadi hal yang penting dalam pencapaian tujuan perusahaan.
Penulis : Anna Antyaning K, SE
Cognoscenti Consulting Group sebagai perusahaan konsultansi bidang manajemen, memiliki banyak pengalaman dalam membantu organisasi dalam meningkatkan kinerja organisasi melalui perbaikan proses kerja. Kami selalu berusaha memberikan pelayanan yang lebih baik mulai dari penyusunan strategi hingga proses implementasi di tingkat operasional dan audit untuk menemukan perbaikan.
Jika ada hal yang ingin anda diskusi dengan kami, silahkan jangan segan untuk menghubungi Cognoscenti Consulting Group. www.ccg.co.id / 021. 29022128
COGNOSCENTI CONSULTING GROUP ( CCG ) is a management consulting firm based in Jakarta which was established in 2008 (formerly known as Magna Transforma Consulting Group).