Seiring dengan semakin tingginya daya saing antar perusahaan pada pasar saat ini, maka semakin meningkatnya tuntutan bagi suatu perusahaan untuk berkembang lebih mandiri menuju era perusahaan industrialisasi. Perkembangan suatu perusahaan dapat dinilai dengan semakin kecilnya tingkat masalah yang dihadapi oleh perusahaan. Seperti kita ketahui, bahwa tidak ada perusahaan yang tidak mengalami adanya masalah. Namun, perusahaan yang dapat bertahan dalam pasar merupakan perusahaan yang mampu meminimalkan masalah yang dihadapinya, baik masalah internal maupun masalah eksternal.
Untuk meminimalkan dan mengurangi masalah yang dihadapi, maka perlu adanya tindak lanjut atas masalah-masalah tersebut. Tindak lanjut ini akan memberikan pengaruh kepada peningkatan kualitas dan kinerja perusahaan. Hal ini perlu terus dilakukan mengingat bahwa persaingan pasar bukan merupakan gejala yang stabil dan dapat diperkirakan dengan mudah.
Plan, Do, Check and Action atau lebih kita kenal dengan sebutan PDCA merupakan suatu proses pemecahan masalah yang menggunakan empat langkah penyelesaian untuk mengukur kualitas suatu kegiatan maupun kinerja. PDCA ini dirumuskan oleh W. E. Deming. Oleh karena itu, siklus PDCA ini juga sering disebut Siklus Deming. Variasi lain dari PDCA, yaitu PDSA (Plan, Do, Study, Action).
Gambar 1. Siklus PDCA
Sumber : Journal of Achievements in Materials and Manufacturing Engineering
www. Journalamme.org
Sumber : Journal of Achievements in Materials and Manufacturing Engineering
www. Journalamme.org
Plan (Perencanaan)
Tahap ini dilakukan untuk mengidentifikasi gejala atau potensi masalah yang akan timbul selama melakukan proses yang sedang berjalan saat ini. Selain itu, pada tahap ini juga dilakukan pencarian solusi atau ide-ide dari pemecahan masalah yang dapat diterapkan untuk menyelesaikan masalah tersebut. Hal yang perlu diperhatikan yaitu proses dari awal hingga akhir yang akan memberikan dampak terhadap hasil/output yang diberikan. Output yang diberikan ini harus dinilai kembali apakah sesuai dengan spesifikasi yang telah ditetapkan. Untuk menghasilkan proses PDCA yang efektif dan efisien, maka sebaiknya dilakukan prioritas masalah yang akan diselesaikan lebih dahulu.
Tahap ini dilakukan untuk mengidentifikasi gejala atau potensi masalah yang akan timbul selama melakukan proses yang sedang berjalan saat ini. Selain itu, pada tahap ini juga dilakukan pencarian solusi atau ide-ide dari pemecahan masalah yang dapat diterapkan untuk menyelesaikan masalah tersebut. Hal yang perlu diperhatikan yaitu proses dari awal hingga akhir yang akan memberikan dampak terhadap hasil/output yang diberikan. Output yang diberikan ini harus dinilai kembali apakah sesuai dengan spesifikasi yang telah ditetapkan. Untuk menghasilkan proses PDCA yang efektif dan efisien, maka sebaiknya dilakukan prioritas masalah yang akan diselesaikan lebih dahulu.
Do (Kerjakan)
Langkah ini merupakan kelanjutan atas hasil dari identifikasi masalah yang telah dilakukan sebelumnya. Pada tahap ini, dilaksanakannya rumusan langkah-langkah penyelesaian masalah yang telah disusun sebelumnya. Selain itu, pada tahap ini, pelaksanaan langkah-langkah penyelesaian masalah tersebut juga menjadi monitoring terhadap proses yang sedang berjalan.
Langkah ini merupakan kelanjutan atas hasil dari identifikasi masalah yang telah dilakukan sebelumnya. Pada tahap ini, dilaksanakannya rumusan langkah-langkah penyelesaian masalah yang telah disusun sebelumnya. Selain itu, pada tahap ini, pelaksanaan langkah-langkah penyelesaian masalah tersebut juga menjadi monitoring terhadap proses yang sedang berjalan.
Check (Pemeriksaan)
Pada tahap pemeriksaan, terdapat dua hal yang perlu diperhatikan yaitu memantau dan mengevaluasi. Pada tahap ini dapat dilakukan pemantauan terhadap keberhasilan penyelesaian masalah yang telah dirumuskan. Untuk kegiatan evaluasi, perlu adanya pemeriksaan antara proses yang diterapkan dengan spesifikasi hasil yang diharapkan. Metode yang digunakan dapat berupa observasi dan survey. Jika sesuai, maka proses perbaikan tersebut dapat terus dijalankan dan kemudian dijadikan rutinitas kegiatan yang diberlakukan. Jika tidak sesuai, maka perlu dilakukannya pencarian dan perumusan pemecahan masalah kembali.
Pada tahap pemeriksaan, terdapat dua hal yang perlu diperhatikan yaitu memantau dan mengevaluasi. Pada tahap ini dapat dilakukan pemantauan terhadap keberhasilan penyelesaian masalah yang telah dirumuskan. Untuk kegiatan evaluasi, perlu adanya pemeriksaan antara proses yang diterapkan dengan spesifikasi hasil yang diharapkan. Metode yang digunakan dapat berupa observasi dan survey. Jika sesuai, maka proses perbaikan tersebut dapat terus dijalankan dan kemudian dijadikan rutinitas kegiatan yang diberlakukan. Jika tidak sesuai, maka perlu dilakukannya pencarian dan perumusan pemecahan masalah kembali.
Action (Tindak Lanjut)
Tindak lanjut dari hasil yang diperoleh merupakan tahap untuk melakukan perubahan standarisasi. Perubahan standarisasi ini mempertimbangkan bagian mana saja yang memungkinkan untuk dilakukannya penerapan, melakukan revisi terhadap proses yang akan diperbaiki, merevisi standar prosedur dan kebijakan yang telah ada, serta melakukan sosialisasi terhadap para pelaku yang terlibat dalam suatu kegiatan.
Aplikasi dari siklus PDCA telah ditemukan lebih efektif dibandingkan dengan metode lainnya. Penggunaan siklus PDCA berarti melakukan pencaharian metode perbaikan yang lebih baik lagi dengan terus menerus. Siklus PDCA dapat diterapkan dalam tindakan perbaikan temporer maupun permanen. Untuk tindakan perbaikan temporer, Siklus PDCA memberikan hasil praktis dalam menangani dan memperbaiki masalah. Sedangkan untuk tindakan perbaikan permanen, Siklus PDCA bertujuan untuk menyelidiki dan menghilangkan akar permasalahan sehingga meningkatkan proses dan target perusahaan yang diharapkan.
Tindak lanjut dari hasil yang diperoleh merupakan tahap untuk melakukan perubahan standarisasi. Perubahan standarisasi ini mempertimbangkan bagian mana saja yang memungkinkan untuk dilakukannya penerapan, melakukan revisi terhadap proses yang akan diperbaiki, merevisi standar prosedur dan kebijakan yang telah ada, serta melakukan sosialisasi terhadap para pelaku yang terlibat dalam suatu kegiatan.
Aplikasi dari siklus PDCA telah ditemukan lebih efektif dibandingkan dengan metode lainnya. Penggunaan siklus PDCA berarti melakukan pencaharian metode perbaikan yang lebih baik lagi dengan terus menerus. Siklus PDCA dapat diterapkan dalam tindakan perbaikan temporer maupun permanen. Untuk tindakan perbaikan temporer, Siklus PDCA memberikan hasil praktis dalam menangani dan memperbaiki masalah. Sedangkan untuk tindakan perbaikan permanen, Siklus PDCA bertujuan untuk menyelidiki dan menghilangkan akar permasalahan sehingga meningkatkan proses dan target perusahaan yang diharapkan.
Gambar 2. Continuous Improvement Siklus PDCA
www.wikipedia.org
www.wikipedia.org
Siklus PDCA tidak hanya sekedar alat, ini merupakan sebuah konsep atau gambaran proses perbaikan yang berkelanjutan. Siklus PDCA ini dapat ditanamkan menjadi budaya organisasi suatu perusahaan. Hal terpenting dalam proses PDCA adalah pada langkah “act”. Hal ini dikarenakan pada tahap ini merupakan tahap terakhir penyelesaian suatu masalah serta merupakan langkah awal dalam menemukan dan menyelesaikan masalah selanjutnya. Hal inilah yang menjadikan siklus PDCA sebagai suatu tindakan perbaikan yang berkelanjutan.
Pelaksanaan implementasi PDCA menjadi wewenang dan tanggung jawab bagi pihak yang bersangkutan. Wewenang dan tanggung jawab antar bagian tentulah tidak sama. Wewenang dan tanggung jawab tersebut bukan sekedar kumpulan semua aktivitas yang harus dijalankan namun tetap perlu diharmonisasikan atau diseimbangkan. Tujuan dari Siklus PDCA ini adalah untuk melakukan perbaikan di dalam perusahann secara terus menerus. Jangan sampai wewenang dan tanggungjawab ini terlalu berat untuk dijalankan atau tidak dapat dijalankan karena tidak sesuai dengan fungsinya.
Penulis: Jufina, ST.
COGNOSCENTI CONSULTING GROUP ( CCG ) is a management consulting firm based in Jakarta which was established in 2008 (formerly known as Magna Transforma Consulting Group).