Setelah seluruh aktivitas dalam organisasi tergambar dalam peta bisnis proses, langkah selanjutnya adalah pembuatan Sub Process Map. Sub Process adalah bagian dari proses yang sifatnya lebih spesifik atau dapat dikatakan ruang lingkup dari proses tergambar dalam sub proses, karena dengan menggambarkan sub proses akan mengetahui proses tersebut mencakup apa saja. Seperti misalnya, dalam satu folder yang dinamakan “Lagu Dangdut”, didalamnya terdapat alamat palsu, begadang, sakitnya tuh disini, dll. Nah, alamat palsu, begadang, sakitnya tuh disini, dll tersebut dinamakan sub proses, karena merupakan bagian dari lagu dangdut. Sehingga, pengelompokan tersebut dilakukan berdasarkan rumpunnya atau jenis yang sama. Untuk lebih memahami penyusunan sub proses map, berikut penjelasannya :
Seperti yang telah disampaikan diatas, Sub proses Map merupakan suatu gambar yang menjelaskan mengenai proses-proses yang lebih spesifik yang merupakan bagian dari proses besar yang tergambar dalam peta bisnis proses. Sama halnya dengan penyusunan peta bisnis proses, dalam menyusun sub proses map pun langkah awal yang dilakukan adalah melakukan identifikasi aktivitas. Namun, identifikasi aktivitas lebih mudah dilakukan karena sudah memiliki proses besar yang menjadi acuan. Identifikasi aktivitas pun dapat dilakukan dengan cara brainstorming dengan pimpinan atau pelaku aktivitas. Hal pertama yang harus diidentifikasi adalah turunan atau proses lebih teknis dari proses utama (core business). Selanjutnya, identifikasi turunan dari proses pendukung dan yang terakhir melakukan identifikasi turunan dari proses yang berkaitan dengan standard atau biasa disebut dengan proses Improvement Management dan yang berkaitan dengan strategi manajemen. Namun, terkadang turunan dari proses Improvement Management tersebut pun sudah terstandardisasi. Tahap selanjutnya, apabila sudah selesai melakukan identifikasi turunan atau proses, lakukan finalisasi untuk memastikan bahwa seluruh aktivitas sudah terakomodir dalam sub proses. Untuk mengetahui bahwa seluruh aktivitas sudah terakomodir adalah dengan melakukan survey lapangan atau menanyakan langsung kepada pihak-pihak yang terlibat dalam kegiatan tersebut.
Langkah selanjutnya, lakukan identifikasi pemilik sub proses. Sama halnya pada penyusunan peta proses bisnis, pemilik sub proses yang dimaksud bukanlah orang yang memiliki proses tersebut namun person in charge yang terlibat penuh dalam proses itu. Kemudian, apabila seluruh aktivitas sudah teridentifikasi beserta pemiliknya selanjutnya lakukan penggambaran seluruh proses yang sudah diidentifikasi hingga menjadi Peta Sub Proses (Sub Process Map) dengan prinsip SiPoC (Supplier-Input-Process-Output-Customer). Untuk tahap terakhir, lakukan finalisasi peta sub proses dengan cara validasi dengan PIC atau orang atau pimpinan yang terlibat dalam proses tersebut.
Seperti pada contoh sebelumnya, pada artikel penyusunan peta bisnis proses, PT.XYZ yang merupakan perusahaan jasa dan konstruksi memiliki beberapa proses besar, seperti gambar di bawah ini :
Gambar 1. Peta Proses Bisnis PT.XYZ
Proses tersebut harus dijabarkan kembali atau dilakukan identifikasi turunan dari proses-proses besarnya. Seperti misalnya, lakukan identifikasi turunan dari proses Konstruksi Gedung yang tercantum dalam peta bisnis proses, karena proses tersebut masih memiliki arti luas. Untuk lebih mudahnya, gambarkan terlebih dahulu Konstruksi Gedung dimulai dari mana dan berakhir pada kegiatan apa. Misalkan, dalam proses pembangunan konstruksi dimulai dari pengukuran kelayakan tanah dan berakhir pada terbangunnya gedung tersebut. Lalu lengkapi aktivitas selanjutnya sesuai dengan urutan pengerjaan. Dengan begitu akan lebih mudah melakukan identifikasi dan meminimalisir adanya aktivitas yang tertinggal.
Setelah melakuan hal diatas, secara perlahan mulai terpetakan sub prosesnya, yaitu untuk proses Konstruksi Gedung meliputi aktivitas pengukuran kelayakan tanah, pembersihan lahan (apabila lahan tersebut masih ada bangunannya), pengerjaan struktur, pengerjaan finishing. Kemudian aktivitas tersebut digambarkan sesuai dengan prinsip SiPOC seperti gambar di bawah ini :
Gambar 2. Sub Process Map Konstruksi Gedung PT.XYZ
Begitu juga untuk proses atau aktivitas yang lain. Misalkan proses pembelian pada PT.XYZ. Hal-hal yang meliputi pembelian adalah pembelian material, pembelian non material. Namun sebelum melakukan pembelian perlu diketahui bahwa pembelian yang dilakukan melalui vendor. Oleh karena itu, dalam proses pembelian perlu adanya seleksi vendor untuk mendapatkan material atau non material yang berkualitas dengan harga yang terjangkau, sistem pembayaran yang mudah, dan secara komunikasi mudah dihubungi. Setelah melakukan seleksi vendor, perusahaan melakukan pembelian material atau non material. Selanjutnya, melakukan evaluasi vendor untuk menentukan perusahaan akan memperpanjang kerjasama dengan vendor tersebut atau tidak. Proses tersebut dapat digambarkan pada Sub Proses Map seperti pada gambar dibawah ini :
Gambar 3. Sub Process Map Pembelian PT.XYZ
Sebenarnya, tujuan dari Sub Proses Map adalah memberikan kemudahan bagi pemimpin ataupun karyawan dalam melihat seluruh aktivitas secara detail serta alur kerja pada perusahaan tersebut. Dengan demikian, dapat dengan mudah pula melakukan identifikasi proses yang memerlukan perbaikan. Namun terkadang beberapa perusahaan tidak memiliki cukup waktu untuk melakukan pemetaan proses karena lebih memprioritaskan pekerjaan rutinnya. Oleh karena itu, perancangan sub process map akan lebih baik apabila dikerjakan oleh pihak ketiga, dengan begitu perusahaan tetap dapat fokus dalam mengerjakan pekerjaan rutinnya. Dalam hal ini, Magna Transforma Consulting Group merupakan perusahaan konsultan manajemen yang ahli dibidang tersebut dan siap membantu perusahaan dalam meningkatkan kinerja. Sebab Magna Transforma Consulting Group memiliki konsultan yang berpengalaman dan menguasai metode dalam melakukan pemetaan sub proses sehingga dapat dipastikan pula seluruh aktivitas pada perusahaan terakomodir pada Sub Process Map.
Penulis: Anna Antyaning Kusmawarsari
COGNOSCENTI CONSULTING GROUP ( CCG ) is a management consulting firm based in Jakarta which was established in 2008 (formerly known as Magna Transforma Consulting Group).