Setiap perusahaan memiliki sistem manajemennya masing-masing didalam menjalankan bisnis usahanya. Peningkatan kualitas sistem manajemen yang unggul dan efektif di dalam suatu perusahaan dapat meningkatkan daya saing usaha (competitive advantage), meningkatkan kepuasan pelanggan (customer satisfaction) dan juga dapat memperluas kerjasama mitra bisnis dengan pihak lainnya.
Namun demikian, banyak perusahaan yang menghadapi kendala dalam menjalankan roda perputaran bisnis usahanya karena sistem manajemen yang mereka miliki tidak efektif untuk mencapai target perusahaan secara maksimal. Maka dari itu, perlu adanya perbaikan untuk sistem manajemen perusahaan. Adapun langkah-langkah dalam mem-perbaiki sistem manajemen perusahaan dapat dilihat di diagram 1.1. sebagai berikut:
Diagram 1.1. Sistem Manajemen Perusahaan yang Efektif (World Quality Assurance, 2015)
Baca Juga : PROGRAM QUICK WINS REFORMASI BIROKRASI
- Menunjang bisnis perusahaan
- Meninjau Struktur Organisasi Perusahaan
- Meninjau Sarana dan Prasarana Perusahaan
- Meninjau kembali keefektifan sistem yang sudah berjalan di dalam perusahaan
- Meninjau kembali komitmen dari pimpinan perusahaan
Bisnis proses merupakan unsur yang penting dalam memperbaiki sistem manajemen perusahaan, karena hal ini sangat diperlukan untuk mengetahui apakah proses bisnis yang sedang di jalankan sudah tepat dan benar mulai dari proses input sampai output. Bisnis proses merupakan suatu alur kegiatan proses dalam suatu perusahaan atau organisasi mulai dari hulu sampai hilir dan nantinya akan menentukan jumlah fungsi serta bagian yang ada dalam struktur organisasi. Pada intinya, Bisnis Proses yang dibuat harus jelas sehingga akan mempermudah pihak manajemen dalam mengendalikan dan mengawasi setiap proses yang berjalan dan juga akan mempermudah karyawan dalam menjalani aktifitas bisnis perusahaan.
Setelah Bisnis proses sudah dibuat secara benar, maka tahap selanjutnya adalah mereview struktur organisasi perusahaan. Struktur organisasi perusahaan ini erat kaitannya dengan bisnis proses. Selain itu, struktur organisasi yang ideal adalah struktur organisasi perusahaan yang dibuat berdasarkan proses bisnis yang ada dan bukan dibuat secara asal-asalan. Struktur organisasi wajib disusun ulang supaya sesuai dengan bisnis proses sehingga ada kejelasan bagian/fungsi, kewenangan, tugas dan tanggung jawab sehingga pelaksanaan pekerjaan tidak tumpang tindih satu sama lainnya serta segala bentuk aktifitas akan mudah dikendalikan dan diawasi. Struktur organisasi ini sangat menentukan suksesnya implementasi sebuah sistem, salah satu contohnya adalah sistem SOP (Standard Operating Procedure). SOP yang ideal adalah SOP yang dibuat berdasarkan struktur organisasi yang sudah tetap dan final. Dengan adanya struktur organisasi yang baik, maka kejelasan terhadap fungsi wewenang dan tanggungjawab dimasing-masing proses dan bagian itu jelas.
Sarana dan prasarana perusahaan sangat diperlukan dalam memperbaiki sistem manajemen perusahaan, Hal ini diperlukan sebagai penunjang dalam menjalankan suatu sistem manajemen sehingga dapat berjalan secara efektif dan efisien. Apabila sarana dan prasarana dianggap kurang memadai maka akan mengakibatkan sistem tersebut tidak akan berjalan secara optimal bahkan terkendala di lapangan. Untuk itu, diperlukan tinjauan terhadap sarana dan prasarana sehingga dapat berjalan secara optimal dan baik di internal perusahaan.
Review kembali sistem yang sudah berjalan, apakah sistem yang dijalankan selama ini efektif atau tidak. Dalam hal membangun sistem manajemen perlu diingat hal yang paling utama adalah Implementasi di lapangan bukan mengesampingkan perlunya sistem sehingga sangat diperlukan pencocokan jenis sistem manajemen yang seperti apa yang dapat diterapkan sesuai dengan kondisi perusahaan, gaya kepimpinan manajemen serta kondisi kemampuan karyawannya dalam menjalankannya.
Meninjau ulang komitmen dari manajemen sangatlah penting karena sebagus apapun sistem yang dibuat tanpa adanya komitmen yang baik dari pihak manajemen maka semuanya akan sia-sia. Hal ini diperlukan karena segala sesuatu bersumber dari komitmen pimpinan di dalam menjalani roda perusahaan. Kenyamanan para karyawan, sistem, sarana parasarana dan lain-lain merupakan bentuk aktualisasi dari komitmen pimpinan perusahaan. Segalanya tidak dapat berjalan secara optimal apabila tidak disertai atau didukung komitmen yang baik dan kuat dari pimpinan atau manajemen dalam menjalani roda perusahaan. Oleh karena itu, pentingnya komitmen pimpinan merupakan puncak dalam membawa perusahaan ke arah yang ditentukan. Diperlukan peninjauaun karena akan mempengaruhi dalam sistem manajemen maupun yang lainnya dalam penerapannya yang dimana berpengaruh pada sumber daya yang dimiliki.
Penulis : Yose Foejisanto, SE, M. Sc
Cognoscenti Consulting Group sebagai perusahaan konsultansi bidang manajemen, memiliki banyak pengalaman dalam membantu organisasi dalam meningkatkan kinerja organisasi melalui perbaikan proses kerja. Kami selalu berusaha memberikan pelayanan yang lebih baik mulai dari penyusunan strategi hingga proses implementasi di tingkat operasional dan audit untuk menemukan perbaikan.
Jika ada hal yang ingin anda diskusi dengan kami, silahkan jangan segan untuk menghubungi Cognoscenti Consulting Group. www.ccg.co.id / 021. 29022128
COGNOSCENTI CONSULTING GROUP ( CCG ) is a management consulting firm based in Jakarta which was established in 2008 (formerly known as Magna Transforma Consulting Group).